Cara Menulis Perencanaan untuk Membantu Anda Mencapai Tujuan
Anda
Perencaan yang dirancang dengan baik dapat memudahkan Anda melacak dan merealisasikan tujuan Anda. Baik Anda memiliki tujuan karier, bisnis, atau pribadi, Anda dapat menggunakan dokumen ini untuk menciptakan jalan yang jelas menuju kesuksesan. Tingkat detail dalam perencaan yang akan Anda buat dapat Anda buat bervariasi berdasarkan pada sumber daya yang Anda miliki dan kompleksitas tujuan Anda. Dalam artikel ini, kami membahas cara membuat perencanaan kegiatan yang dapat membantu Anda mencapai tujuan secara efisien dan berhasil.
Apa itu perencanaan kegiatan?
Perencanaan kegiatan adalah dokumen yang menjabarkan tugas-tugas yang perlu Anda selesaikan untuk mencapai tujuan Anda. Ini membagi proses mencapai tujuan menjadi tugas yang bisa ditindaklanjuti berdasarkan waktu. Ini berguna untuk berbagai individu atau organisasi dengan tujuan yang ingin dicapai, dari karyawan yang ingin meningkatkan kinerja mereka hingga manajer proyek yang menugaskan tugas kepada anggota tim.
Perencanaan kegiatan menguraikan semua langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda dan membantu Anda mencapai target secara efisien dengan menetapkan kerangka waktu untuk setiap langkah dalam proses. Bergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda, Anda dapat menggunakan dokumen ini untuk menetapkan satu atau beberapa tujuan.
Selain itu, perencanaan kegiatan dapat memudahkan Anda untuk memantau kemajuan, memungkinkan Anda untuk menjaga proyek Anda sesuai jadwal dan sesuai anggaran. Anda juga dapat menggunakannya sebagai alat referensi untuk mencari tahu siapa yang harus dimintai pertanggungjawaban untuk setiap tugas, untuk menghindari keterlambatan atau untuk mencegah kesalahan lainnya.
Cara menulis perencanaan kegiatan
Menetapkan tujuan relatif mudah, tetapi membuat rencana untuk mencapai tujuan itu bisa jadi menantang. Meskipun perencanaan kegiatan mungkin berbeda dalam hal tugas dan jadwal, mereka umumnya sesuai dengan struktur yang sama dan termasuk jenis informasi yang sama. Buat perencanaan kegiatan untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda dengan mengikuti langkah-langkah ini:
1. Tetapkan tujuan SMART
2. Buat daftar tindakan
3. Tetapkan garis waktu
4. Tentukan sumber daya
5. Monitor perkembangannya
1. Tetapkan tujuan SMART
Sebelum Anda mulai menulis perencanaan kegiatan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan garis besar SMART untuk menetapkan tujuan yang tepat. Tujuan Anda harus:
• Specific: Tujuan Anda harus didefinisikan dengan jelas. Misalnya, alih-alih mengatakan bahwa Anda ingin meningkatkan penjualan, Anda dapat menetapkan ambang tertentu yang ingin Anda capai, seperti meningkatkan penjualan sebesar 20%.
• Measurable: Pastikan tujuan Anda dapat diukur. Misalnya, jika tujuan Anda adalah menghasilkan lebih banyak penjualan, cobalah membuat laporan penjualan mingguan atau bulanan untuk melacak kemajuan Anda.
• Attainable: Meskipun baik untuk menetapkan sasaran tinggi untuk menantang diri Anda sendiri, memastikan tujuan itu dapat membantu Anda mencapai kemajuan yang Anda inginkan.
• Relevant: Tujuan Anda harus relevan dengan kemampuan, kebutuhan, dan minat Anda. Misalnya, jika Anda ingin meningkatkan pendapatan iklan sebesar 25%, menetapkan tujuan untuk memulai program keselamatan tempat kerja baru mungkin tidak relevan.
• Time-based: Anda harus menetapkan batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan Anda, seperti meningkatkan penghasilan Anda sebesar 10% dalam 12 bulan ke depan.
2. Buat daftar tindakan
Selanjutnya, buat daftar tugas yang harus Anda selesaikan untuk mencapai tujuan Anda. Proses ini mengharuskan membagi tujuan utama Anda menjadi tujuan yang lebih kecil. Dengan melakukan itu, Anda dapat membuat tujuan akhir tampak kurang luar biasa dan bergerak mendekatinya secara teratur, langkah demi langkah. Pastikan tindakan dapat dicapai dan terkait dengan tujuan Anda. Jika Anda tidak yakin dapat menyelesaikan tugas tertentu, Anda dapat membaginya menjadi dua atau tiga tugas kecil.
Misalnya, jika Anda ingin mendapatkan promosi, Anda mungkin harus melakukan sejumlah tugas untuk mencapai tujuan Anda, seperti mencapai tolok ukur kinerja atau mempelajari keterampilan baru. Jelaskan dengan jelas setiap tugas untuk membuat rencana yang akan menuntun Anda ke tujuan akhir Anda.
3. Tetapkan garis waktu
Selain menetapkan tenggat waktu untuk tujuan utama Anda, Anda juga harus menetapkan jangka waktu untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proses. Sangat penting untuk membuat garis waktu yang dapat Anda ikuti secara wajar sehingga Anda akan mempertahankan kemajuan yang konsisten ke arah tujuan Anda. Menilai persyaratan dan mempertimbangkan jumlah waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas.
Misalnya, Anda ingin meningkatkan lalu lintas ke situs web Anda sebesar 100% dalam waktu satu tahun melalui media sosial dan optimisasi mesin pencari. Tetapkan kerangka waktu untuk mencapai hasil yang Anda inginkan untuk setiap tugas, seperti meningkatkan media sosial Anda hingga 30% dalam empat bulan dan membuat halaman pertama hasil pencarian web untuk kata kunci tertentu dalam enam bulan.
4. Tentukan sumber daya
Jika Anda mengelola proyek besar, Anda kemungkinan akan menugaskan tugas ke sejumlah orang. Nilai keterampilan dan kemampuan anggota staf Anda untuk menentukan yang paling memenuhi syarat untuk melakukan setiap tugas. Kemudian, tuliskan siapa yang akan bertanggung jawab atas setiap tugas dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, seperti uang, peralatan, dan personel.
Misalnya, jika Anda mengelola kampanye pemasaran, Anda perlu mengetahui anggota staf Anda yang paling kuat dalam perencanaan, produksi konten, pemasaran media sosial, dan SEO. Anda juga harus memiliki aplikasi dan alat untuk produksi konten, desain grafis, dan analitik pemasaran.
5. Monitor perkembangannya
Terakhir, jelaskan bagaimana Anda akan memastikan Anda menyelesaikan setiap tugas dalam rencana aksi Anda tepat waktu, seperti menggunakan pelaporan internal atau mengadakan pertemuan rutin. Dengan melakukan itu, Anda akan memiliki gagasan yang lebih jelas tentang kemajuan yang Anda capai menuju tujuan Anda. Tentukan langkah-langkah yang akan Anda gunakan untuk memantau kemajuan rencana, yang dapat menjadi tonggak sejarah seperti jumlah tugas yang diselesaikan, atau tindakan kuantitatif seperti penjualan atau pangsa pasar.
Misalnya, Anda ingin departemen layanan pelanggan Anda dapat menangani 1.000 pertanyaan sehari pada akhir tahun. Namun, Anda harus memiliki setidaknya 10 perwakilan pelanggan untuk mencapai tujuan Anda. Anda dapat mengetahui seberapa dekat Anda dengan tujuan akhir Anda dengan melihat berapa banyak pertanyaan yang dapat Anda tangani dan berapa banyak perwakilan layanan pelanggan yang Anda miliki pada tanda setengah tahun.
Sumber : https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-write-an-action-plan